Mulai dari kurikulum dan kebutuhan pengguna
Petakan mata kuliah, capaian pembelajaran, praktikum, dan kegiatan penelitian terhadap koleksi yang tersedia. Gabungkan masukan dosen, mahasiswa, laboratorium, dan pustakawan untuk membedakan kebutuhan wajib dari usulan tambahan.
Contohnya, keperawatan dapat membutuhkan referensi asuhan keperawatan, farmasi memerlukan farmakologi serta teknologi sediaan, sedangkan kesehatan masyarakat memerlukan epidemiologi dan promosi kesehatan. Pilihan akhir harus mengikuti kurikulum prodi masing-masing.
Audit koleksi sebelum membeli
Buat daftar koleksi yang sudah dimiliki: jumlah eksemplar, tahun terbit, edisi, kondisi fisik, frekuensi peminjaman, dan kecocokan dengan mata kuliah. Dengan audit, pembelian dapat diarahkan ke celah koleksi yang nyata.
Periksa juga akses e-book, basis data, dan sumber daya elektronik yang dimiliki. Bila sumber elektronik relevan, catat status lisensi dan akses, bukan hanya jumlah judul cetak.
Susun daftar prioritas yang bisa dipertanggungjawabkan
Bagi daftar menjadi prioritas tinggi (mendukung mata kuliah wajib/praktikum), prioritas menengah (pendalaman), dan usulan jangka panjang (perluasan riset). Sertakan alasan tiap judul agar keputusan pembelian dapat dijelaskan.
Konfirmasikan ketentuan akreditasi terbaru pada lembaga akreditasi dan instrumen resmi yang berlaku. Halaman ini bukan daftar persyaratan resmi dan pembelian buku tidak menjamin hasil akreditasi.
Bukti pengelolaan dan siklus peningkatan
Setelah pengadaan, simpan daftar usulan, penawaran, keputusan pemilihan, bukti penerimaan, dan catatan katalogisasi sesuai tata kelola kampus. Evaluasi keterpakaian koleksi setelah periode tertentu agar belanja berikutnya lebih tepat.
Kolaborasi antara prodi, perpustakaan, dan unit mutu menjadikan pengadaan bagian dari perbaikan pembelajaran yang berkelanjutan, bukan kegiatan sesaat.
Checklist sebelum meminta penawaran
- Peta mata kuliah dan kebutuhan referensi
- Audit koleksi dan akses elektronik yang sudah ada
- Prioritas pembelian berbasis kebutuhan
- Verifikasi instrumen akreditasi resmi terbaru
- Dokumen pengadaan dan evaluasi pemanfaatan
Contoh format pencatatan
| Komponen | Data yang ditinjau | Manfaat |
|---|---|---|
| Sumber kebutuhan | Mata kuliah wajib dan praktikum | Dasar prioritas |
| Koleksi tersedia | Jumlah, edisi, kondisi, akses | Identifikasi kekurangan |
| Usulan baru | Judul, ISBN, alasan pembelian | Bahan penawaran |
| Evaluasi | Akses dan pemanfaatan koleksi | Perbaikan berkelanjutan |
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah membeli paket buku otomatis memenuhi akreditasi?
Tidak. Akreditasi menilai berbagai aspek sesuai instrumen yang berlaku. Buku hanyalah salah satu bagian pendukung sumber belajar.
Prodi apa saja yang dapat memakai panduan ini?
Dapat digunakan sebagai kerangka awal oleh prodi keperawatan, kebidanan, farmasi, gizi, kesehatan masyarakat, dan bidang kesehatan lain dengan penyesuaian kurikulum.
Bagaimana menentukan edisi buku?
Pertimbangkan kebutuhan pembelajaran, perkembangan ilmu, dan kesesuaian dengan daftar pustaka dosen; bukan hanya memilih edisi paling baru.
Peta bukti kesesuaian koleksi dengan pembelajaran
Daftar pengadaan yang baik dapat ditelusuri ke kebutuhan mata kuliah dan pengguna. Panduan ini membantu menyiapkan daftar referensi untuk pembelajaran, bukan menjanjikan hasil akreditasi.
Contoh keputusan yang perlu didokumentasikan
Contoh: program studi memiliki dua mata kuliah dengan rujukan yang sama tetapi edisi berbeda dalam dokumen ajar. Tandai konflik edisi, minta klarifikasi pengampu, kemudian hitung kebutuhan eksemplar atau akses; jangan membeli dua versi tanpa alasan.
Urutan pemeriksaan praktis
- Petakan mata kuliah atau kompetensi ke daftar pustaka yang digunakan
- Bandingkan daftar tersebut dengan koleksi dan akses yang tersedia
- Tandai judul yang perlu pembaruan atau penambahan berdasarkan kebutuhan
- Catat keputusan pemilihan dan bukti pemanfaatan sesuai aturan institusi
Catatan pengambilan keputusan
Utamakan celah koleksi yang nyata. Jumlah buku tanpa pemetaan pengguna atau kebutuhan pembelajaran tidak otomatis menunjukkan kecukupan referensi.
Periksa kesiapan daftar sebelum meminta penawaran
Pemeriksaan mandiri untuk membantu administrasi, bukan audit resmi atau bukti persetujuan pengadaan. Pilihan tidak disimpan dan tidak dikirim ke server.
Istilah terkait: kurikulum program studi, daftar pustaka RPS, ketersediaan referensi, audit koleksi, persiapan akreditasi. Baca juga: referensi perpustakaan rumah sakit · rencana anggaran pengadaan buku.
Ajukan kebutuhan buku kepada Gratia Bosco
Sampaikan jenis instansi, bidang/topik, daftar judul atau ISBN jika ada, jumlah, dan lokasi pengiriman. Rincian ketersediaan serta harga perlu dikonfirmasi melalui penawaran.
Minta penawaran lewat WhatsAppCatatan: Informasi ini merupakan panduan umum; keputusan pembelian, kelengkapan administrasi, dan kepatuhan prosedur tetap mengikuti ketentuan instansi yang berlaku.